Sistem Informasi Akuntansi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang Masalah
Suatu perusahaan pada saat didirikan mempunyai tujuan yang
berbeda, namun pada umumnya tujuan perusahaan adalah mendapatkan laba atas
hasil usaha yng dijalankan. Seiring dengan berkembangnya perusahaan dibutuhkan
lebih banyak tenaga kerja untuk menunjang kegiatannya, namun terkadang ditemui
kesulitan dalam pencarian tenaga kerja yang berkualitas karena harus
mempertimbangkan kesejahteraan dan upah yang kompetitif dengan peusahaan lain.
Gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima tenga kerja berdsarkan
kesepakatan yang telah ditentukan sebelumnya.
Prosedur pengupahan dan penggajian yang baik seharusnya
dijalankan dengan efektif. Untuk itu maka diperlukan informasi yang relevan
sebagai sarana komunikasi yang nantinya dapat digunakan untuk pengambilan
keputusan bagi pihak yang berkepentingan. Informasi merupakan kebutuhan utama
manajemen dalam melaksanakan fungsi-fungsinya. Manajemen membutuhkan banyak
informasi agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Informasi yang banyak
tersebut tidak mungkin ditampung seluruhnya oleh manajemen. Untuk itu
diperlukan suatu sistem yang dapat mendukung kebutuhan manajemen dalam
mengelaola perusahaan yaitu sistem informasi akuntansi.
Sistem Informasi Akuntansi merupakan salah satu sarana untuk
melakukan pengendalian terhadap prosedur pengupahan dan penggajian agar
pelaksanaannya dapat berjalan sesuai rencana untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi yang baik diharapkan dapat menghindari
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di perusahaan. Oleh sebab itu sangatlah
jelas bahwa sistem informasi mempunyai hubungan yang erat dengan sistem
pengupahan dan penggajian.
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi
akuntansi merupakan alat pengendalian internal untuk menangani kegiatan yang
terjadi secara berulangkali atau rutin. Sistem penggajian merupakan kegiatan
rutin yang perlu ditangani secara khusus karena berhubungan dengan motivasi
karyawan. Menurut Romney dan Steinbart, “Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data
untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan”. Menurut
Horngren, Harrison dan Bamber (2002:227), “Sistem Informasi Akuntansi adalah
kombinasi dari orang, catatan-catatan, dan prosedur yang dipergunakan oleh
perusahaan untuk menyediakan data keuangan”.
B. Pengertian gaji dan upah
Gaji dan upah merupakan balas jasa yang
diterima karyawan atas pekerjaan yang dilakukannya. Bagi karyawan, gaji dan
upah merupakan bentuk pengahrgaan atas pekerjaan dan prestasi kerjanya, selain
itu merupakan salah satu motivasi bagi mereka. Lain halnya dengan perusahaan,
bagi perusahaan gaji dan upah merupakan beban untuk mengahasilkan laba sehingga
pengelolaannya harus dilakukan sedemikian rupa agar tetap efektif dan efisien.
Hariandja,
Marihot Tuah Efendi (2002:24) mengungkapkan, “Gaji adalah balas jasa
dalam bentuk
uang yang diterima pegawai sebagai konsekuensi dari kedudukannya sebagai
seorang pegawai yang memberikan sumbangan dalam mencapai tujuan organisasi.
Atau, dapat juga dikatakan sebagai bagian tetap yang diterima seseorang dari
keanggotaannya dalam sebuah organisasi.”
C.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah
Sistem
akuntansi gaji dan upah digunakan untuk menetapkan, menerapkan, dan
mengevaluasi serta pembayaran yang tepat yang digunakan oleh pimpinan untuk
pengambilan keputusan yang diperlukan, baik yang berkaitan dengan motivasi
maupun trainning atau development karyawan.
Adapun
kegiatan penting dalam siklus manajemen sumber daya manusia adalah:
a.
Merekrut dan mempekerjakan karyawan baru.
b.
Melatih.
c.
Memberikan tugas pekerjaan.
d.
Memberikan kompensasi (penggajian).
e.
Mengevaluasi kinerja.
f.
Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat.
Mulyadi
(2001:382) menyatakan sebagai berikut:
1.
Fungsi Kepegawaian
2.
Fungsi Pencatat Waktu
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji
4. Fungsi
Akuntansi
5. Fungsi keuangan
Untuk lebih jelasnya akan diuraikan
satu persatu dari fungsi yang terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi
Penggajian dan pengupahan, adalah sebagai berikut :
1.
Fungsi Kepegawaian
Fungsi
ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, membuat surat calon
karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, menbuat surat keputusan tarif
gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi serta
pemberhantian karyawan.
2.
Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi
ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua
karyawan perusahaan.
3.
Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi ini
bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan
bruto yang menjadi hak dan potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama
jangka waktu pembayaran gaji.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memcatat kewajiban yang
timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan.
5. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran
gaji dan upah, dan menguangkan cek tersebut ke Bank. Uang tunai tersebut
kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan untuk selanjutnya
dibagikan kepada karyawan yang berhak.
D.
Pegertian Prosedur
Prosedur
atau kebijakan dalam suatu perusahaan merupakan suatu alat bagi pihak manajemen
untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi perusahaan baik
transaksi–transaksi maupun didalam managerisasi kecakapan pegawainya,
didalam melaksanakan kebijakan–kebijakan yang telah di berikan oleh pihak
perusahaan. Dalam hal ini kebijaksanaan tersebut haruslah fleksibel,
disesuaikan dengan perkembangan perusahaan dimasa yang akan datang.
Mulyadi (2001:385)
mengungkapkan, “Prosedur adalah suatu ukuran kegiatan
klerikal
biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departen atau lebih yang dibuat
untuk manajemen penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
berulang–ulang.”
Prosedur
Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Dalam
sistem informasi akuntansi penggajian terdapat prosedur–prosedur yang saling
mendukung satu dengan yang lainnya. Hal ini sesuai dengan pendapat Mulyadi
(2001:385) dalam bukunya Sistem Akuntansi prosedur–prosedur tersebut adalah :
1. Prosedur Pencatatan Waktu
Hadir
2. Prosedur Pencatatan Waktu
Kerja
3.
Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
4.
Prosedur Distribusi Biaya Gaji
5.
Prosedur Pembayaran gaji.
Untuk lebih
jelasnya akan diuraikan satu persatu dari prosedur–prosedur yang membentuk
sistem informasi akuntansi penggajian :
1.
Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini
bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir
diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir dan
dapat pula diisi secara otomatis oleh mesin pencatat waktu (time recorder marchin). Disamping itu
pencatatan waktu hadir diselenggarakan pula untuk menentukan gaji dan upah.
2.
Prosedur Pencatatan Waktu Kerja
Dalam perusahaan
manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja
diperdiperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi.
3.
Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Dalam
prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji dan upah karyawan.
Dimana potongan PPh pasal 21
ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
4.
Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Dalam
prosedur biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada
departemen–departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja dimana distribusi
tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga
pokok pabrik.
5.
Prosedur Pembayaran gaji
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi
dan keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi
keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan
kemudian menguangkan cek tersebut ke Bank dan memasukan uang ke dalam amplop
gaji.
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
A.
Sejarah Berdirinya PT.
Prakarsa Subur
Sebelum PT. Prakarsa Subur diawali dengan berdirinya CV. Prakarsa Subur
yang didirikan berdasarkan Akta Notaris Sofyan, SH No. 5 tanggal 14 Oktober
1989. Masuk dan keluarnya Persero serta Perubahan Akta Melalui Notaris &
PPAT Nasrul, SH No. 22 tertanggal 28 Desember 2004. Selanjutnya pada tanggal 10
Januari 2005 melalui Notaris Nasrul, SH dengan Akta No. 17 merubah Perseroan
Komanditer CV. Prakarsa Subur menjadi PT. Prakarsa Subur dengan Akta No. 8
tanggal 10 Maret 2005. Tertuang Berita Acara Rapat Umum Luar Biasa Pemegang
Saham PT. Prakarsa Subur. Akta Pendirian PT. Prakarsa Subur disyahkan oleh
Menteri Kehakiman No. C. 05346 HT. 01.01.Th.2005 tertanggal 01 Maret 2005.
Selanjutnya perubahan susunan direksi dan dewan komisaris yang dikuatkan
dengan Akta Notaris Hendra Idris, SH di Padang No. 05 tanggal 17 Juli 2009.
Terakhir persetujuan Akta Perubahan Anggaran Dasar Perseroan yang telah
ditetapkan melalui Keputusan Menteri Hukum dan Hak Azazi Manusia R.I No. AHU.
2397.AH.01.02 Tahun 2010 disyahkan di Jakarta pada tanggal 11 Maret 2010.
1. Hari Kerja Karyawan
Hari kerja karyawan
adalah enam hari kerja. Kompensasi yang diberikan
adalah tunjangan hari raya (THR)
Hak-hak yang Wajib
Diterima Karyawan
Kesejahteraan lainnya
yang diberikan perusahaan pada karyawan bersama masyarakat sekitar perusahaan
antara lain:
-
Mengadakan
mudik bersama bagi karyawan yang akan pulang kampung pada saat lebaran
-
Pemberian Tunjangan Hari Raya
Di samping itu untuk
memastikan kesejahteraan karyawan, P.T. Prakarsa
Subur
memberikan pelatihan khusus untuk karyawan
yakni mengembangkan
sistem bonus kepada karyawan yang berprestasi serta
mempunyai kemampuan yang tinggi dengan berpedoman pada keuntungan proyek dalam setahun.
2. Contoh Sistim Peredaran
Usaha/Proyek Meliputi :
a) Melalui Tender/SPK Proyek Pengadaan
Komputer/Alat Laboratorium UNP dan UNAND
Tender/Pelelangan
dapat diketahui melalui pengumuman media koran dan internet. Berdasarkan
pengumuman ada diminta syarat sesuai dengan Bidang Pengadaan dan Sub Bidang Pengadaan dan
syarat-syarat lainnya. Kalau telah memenuhi kriteria pengumuman baru Perusahaan
berminat dan mengikuti Tender/Pelelangan yang dimaksud Proyek Pengadaan
Komputer/Alat Laboratorium UNP dan UNAND.
b) Surat Penawaran Harga, Rencana Anggaran
Biaya dan Syarat-Syarat Administrasi serta Teknis.
Sebagai
persyaratan Tender/Pelelangan, maka dibuat Surat Penawaran Harga, Rencana
Anggaran Biaya dan Syarat-Syarat Administrasi serta Teknis. Penawaran dibuat
berdasarkan harga pasar sekarang, ini dapat diambil dari Distributor/Agen yang
menjual barang untuk Pengadaan Tender/Pelelangan yang dimaksud. Harga Penawaran
yang ditawarkan sudah termasuk keuntungan dan pajak-pajak yang berlaku. Umumnya
pajak untuk Proyek Pengadaan Barang ini terdiri dari PPN 10 % dan PPh Pasal 22
sebesar 1,5 % . Hitungan pajak dihitung dari Nilai Proyek yang dimaksud.
Adapun
persyaratan lain harus dipenuhi juga diantaranya Syarat-Syarat Administrasi dan
Teknis. Kelengkapan Perusahaan seperti SIUP, TDP, NPWP/PKP, SITU dan Akte
Pendirian Perusahaan harus dilengkapi juga, seiring dengan masuknya Surat
Penawaran Harga dan RAB. Berdasarkan kelengkapan surat-surat tersebut diambil
penilaian dari Panitia Proyek untuk mengeluarkan Pengumuman Pemenang
Tender/Pelelangan.
c) Dokumen Kontrak / SPK Pelaksanaan
Kerja
Berdasarkan
Hasil Pengumuman Pemenang Tender/Pelelangan yang keluar maka dibuat Dokumen
Kontrak/SPK Pelaksanaan Kerja. Dalam Dokumen Kontrak/SPK di uraian pasal-pasal
mengenai pelaksanaan kerja, jadwal dan nilai harga kontrak. Sehingga Perusahaan
sebagai Rekanan Proyek dapat melaksanakan Proyek sesuai dengan Kontrak dan
Pekerjaan dari Proyek tersebut harus siap 100 %.
d) Pembelian dan Pengadaan
Barang/Order ke Agen/Distributor
Persiapan
Pengadaan Barang/Order ke Agen/Distributor baru dapat kami laksanakan setelah
proses administrasi selesai antara Pihak Pertama dengan Pihak Kedua.
Diantaranya setelah keluarnya pengumuman pemenang lelang, maka kami sesegera
mungkin mengurus penandatanganan kontrak dan barulah kami bekerja setelah
adanya Surat Perintah Mulai Kerja
dari Pejabat Pembuat Komitmen/KPA. Dengan berpegang kepada Surat Perintah Mulai
Kerja dan Kontrak yang sudah ditandatangani itu kami mulai memesan barang kepada
agen/distributor sesuai dengan jumlah barang dan spesifikasi yang diminta.
e) Pengiriman Barang
ke Lokasi Proyek UNP dan UNAND
Pengadaan
Barang yang telah sesuai dengan spesifikasi Proyek diantar ke lokasi/tempat
masing-masing Proyek, dengan catatan barang yang dipesan tersedia di
agen/distributor. Barang kami bawa dengan jasa expedisi yang menggunakan truk.
Keselamatan barang-barang selama dalam perjalanan sampai barang dilokasi
ditanggung oleh expedisi dan penyedia barang.
f) Pemeriksaan dan
Serah Terima Barang Barang serta dibuatkan Berita Acara Serah Terima 100 %
Pemeriksaan
barang dilakukan setelah Barang sampai di lokasi, diletakan dan diatur sesuai
dengan tempat masing-masing Proyek. Barang yang sudah sesuai jenisnya dengan
spesifikasi yang diminta kemudian dihitung jumlahnya, kemudian dilaksanakan
Tes/Uji Coba dan siap dioperasikan. Setelah itu baru dibuatkan Berita Acara
Serah Terima Barang.
g) Proyek/Bendahara Proyek
mencairkan Dana Proyek 100%, potong PPn 10% dan PPh Pasal 22 (1,5%) dari Nilai
Proyek.
Setelah
semua Barang Proyek sudah sampai di lokasi dan telah siap untuk
dioperasionalkan maka dilaksanakan Pencairan Dana Proyek 100 %, potong PPn 10 %
dan PPh Pasal 22 (1,5 %). Proses untuk pencairan dana ini melalui prosedur
Proyek yang bersangkutan baik pada Instansi Pemerintah maupun Swasta.
Perusahaan
dalam hal ini mengajukan dahulu surat permintaan pembayaran kepada Proyek yang
langsung ditujukan kepada Pimpinan Proyek. Pencairan Dana Proyek langsung
ditransfer ke Rekening Bank Perusahaan yang sudah dipotong pajak PPn 10 % dan
PPh Pasal 22 (1,5 %), dengan terlebih dahulu melalui KPKN. Dengan demikian
telah selesai Pelaksanaan Pekerjaan Proyek siap 100 %.
BAB IV
PEMBAHASAN
1.
Fungsi-fungsi yang dijalankan PT. Prakarsa Subur dalam Sistem Informasi
berkenaan dengan prosedur pengupahan dan penggajian.
a.
Fungsi Kepegawaian
Fungsi
ini bertanggung jawab untuk mencari, merekrut karyawan baru serta membuat,
menyimpan, dan mengelola data-data dari setiap karyawan dalam satu file khusus.
b.
Fungsi Koordinator Operasional
Setelah
fungi kepegawaian berjalan, selanjutnya fungsi ini berkenaan dengan pengelolaan
kartu dan jam kerja karyawan, sehingga diketahui jumlah hadir atau absensi
karyawan pada setiap periode tertentu.
c.
Fungsi Administrasi dan Umum
Selanjutnya,
fungsi ini bertugas membuat daftar gaji setelah diketahui hari dan jam kerja
masing-masing karyawan.
d.
Fungsi Akuntansi
Fungsi
ini berhubungan dengan fungsi koordinator operasional dan fungsi administrasi
dan umum, dimana fungsi ini bertugas mencocokkan data atau catatan dari kedua
fungsi tersebut. Melalui fungsi ini juga dapat diketahui jumlah gaji terutang
pada karyawan, serta mencatat kas masuk dan keluar dari kegiatan operasional
perusahaan.
e.
Fungsi Keuangan
Fungsi
ini berkenaan dengan pembayaran gaji pada karyawan. Pegawai yang digaji,
seperti pegawai lapangan, di gaji melalui bank, karena pegawai lapangan
tugasnya mengantarkan barang
kemasing-masing tempat pesanan. Selain itu funsi ini juga bertanggung jawab
untuk melakukan pengelolaan terhadap pajak penghasilan (10%) setiap perusahaan
tutup buku.
Berdasarkan
fungsi-fungsi yang dijalankan dalam perusahaan diatas, maka dapat disimpulkan
bahwa setiap fungsi saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain sehingga
dapat terintegrasi dalam pencapaian tujuan yang dikendalikan secara
terkomputerisasi.
2.
Kefektifan sistem informasi akuntansi dalam perusahaan PT. Prakarsa
Subur
Dalam
kegiatan perusahaan tidak pernah terjadi penyimpangan dalam penggajian, karena
dalam perusahaan ini gaji diberikan sesuai dengan struktur jabatan
masing-masing pegawai, dan diberikan secara langsung kepada pegawai yang tetap,
dan untuk pegawai yang masih masa percobaan gaji diberikan sesuai dengan berapa
besar dia mendapatkan proyek nya, sedangkan pada pegawai yang lapangan gajinya
diberikan melalui bank, karena pegawai lapangan tugasnya, mengantarkan barang
ke pemesan.
Selama ini tidak
pernah terjadi kecurangan yang berhubungan dengan penggajian sehingga
perusahaan diharapkan terus mempertahankan sistem yang telah dimilikinya.
3.
Alat pendokumentasian yang digunakan oleh PT. Prakarsa Subur
Pemahaman
mengenai alat-alat dokumentasi merupakan suatu kebutuhan, apapun jenis karir
yang dipilih dalam bidang akuntansi. Secara umum terdapat empat alat
pendokumentasian yang digunakan perusahaan, yaitu :
a.
Diagram arus data (data flow diagram-DFD), sebuah deskripsi grafis atas
sumber dan tujuan data, yang memperlihatkan arus data dalam suatu organisasi,
proses yang dilakukan atas data tersebut, serta bagaimana data tersebut
disimpan.
b.
Bagan alir (flowchart) dokumen, sebuah deskripsi grafis atas arus
dokumen dan informasi antar-departemen atau bidang tanggung jawab dalam sebuah
organisasi.
c.
Bagan alir (flowchart) sistem, sebuah deskripsi grafis atas hubungan
antara input, pemrosesan dan output dalam sebuah sistem informasi.
d.
Bagan alir program, sebuah deskripsi grafis atas urutan pengoperasian
logis (logical operation) yang dilakukan komputer saat menjalankan sebuah
program.
Setiap
alat dokumentasi tersebut memilki kelebihan dan kelemahan. PT. Prakarsa subur
menggunakan diagram arus data (DFD) sebagai alat pendokumentasiannya
Tidak ada komentar:
Posting Komentar